Với tính năng hoạt động và mức độ bảo mật cao, Mail Server thường được nhiều doanh nghiệp sử dụng như một công cụ quản lý và lưu trữ thư điện tử của riêng mình. Vì vậy, Mail Server là gì, hệ thống này có cách thức hoạt động như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm kiếm câu trả lời qua bài viết được chia sẻ dưới đây!
Mail Server là gì?
Mail Server (hay Email Server – Máy chủ thư điện tử) là một hệ thống máy chủ được cấu hình riêng dựa trên tên miền của các doanh nghiệp/tổ chức với vai trò gửi và nhận thư điện tử. Tương tự với các Server thông thường khác, Mail Server cũng sở hữu các thông số cần thiết như CPU, RAM, Storage .Ngoài ra, hệ thống này còn có các thông số riêng liên quan đến email như: Email Forwarder, Mail List, Save the account Email…
Về bản chất, Mail Server cũng có cấu hình giống với Máy chủ chuyên dụng hay Cloud Server. Tuy nhiên, Mail Server sẽ khác ở chỗ người dùng có thể thuê máy chủ ảo hoặc máy chủ vật lý để phục vụ cho mục đích riêng biệt. Bây giờ, bạn có thể tìm đến các nhà cung cấp Mail Server Free để thử trải nghiệm dịch vụ trước khi quyết định thuê nó.
Bên cạnh tính năng nhận và gửi thư điện tử, Mail Server còn được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong khâu quản lý truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại hay giao tiếp thư tín… Thông qua Mail Server, doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu suất làm việc mà vẫn đảm bảo về mức độ bảo mật và sự an toàn. Đặc biệt, khi có sự cố xảy ra, Mail Server còn cho phép người dùng khôi phục dữ liệu chỉ trong một thời gian ngắn.
Nói một cách dễ hiểu thì bạn có thể cấu hình Máy chủ Thư như một bưu điện, nếu bạn muốn gửi thư đến tay người nhận thì bạn phải gửi qua bưu điện đó.
Mail Server hoạt động như thế nào?
Mail Server hoạt động dựa trên hai giao thức cơ bản là:
Outgoing Mail Server
Máy chủ thư đi (hay Máy chủ thư gửi đi) sử dụng giao thức Simple Mail Transfer Protocol (viết tắt là SMTP). Giao thức này có khả năng chuyển thư đối với các liên lạc tới Máy chủ từ xa. Không chỉ vậy, người dùng còn được phép gửi cùng lúc nhiều thư đến các Máy chủ khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Incoming Mail Server
Giao thức Incoming Mail Server được biết đến với hai hình thức chính là POP3 (Post Office Protocol version 3) và IMAP (Internet Message Access Protocol). Các cụ thể là:
- Post Office Protocol version 3 (POP3): Có nhiệm vụ chuyển email đến máy tính có Mail Client và lưu lại tại đó. Chúng thường là bộ máy tính nội bộ của người dùng thông qua các ứng dụng Email phổ biến như Outlook, Mac Mail hay Windows Mail.
- Giao thức truy cập thư trên Internet (MAP): Hình thức này phức tạp hơn so với POP ở điểm chúng có thể cho nhiều Máy khách cùng kết nối với Hộp thư trong một thời điểm. Khi đó, tại Hộp thư, email sẽ được sao chép và gửi đến Máy khách, còn bản gốc vẫn được giữ lại tại Máy chủ Thư.
Xem thêm >>> Web Server là gì? Những Điều Bạn Cần Biết Về Máy Chủ Web
Các tính năng của Mail Server là gì?
Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Máy chủ Thư:
- Trao – nhận thư điện tử thông qua Internet với tên miền riêng của mỗi doanh nghiệp/tổ chức.
- Tránh tình trạng nhận thư rác, thư chứa mã độc hoặc vi-rút…
- Bộ bảo mật thông tin nội bộ một cách tối đa.
- Cho phép người dùng tùy chỉnh dung lượng tối đa một cách dễ dàng.
- Dễ dàng quản lý tất cả các thư của người dùng trên hệ thống.
- Chức năng sao lưu dữ liệu tự động giúp doanh nghiệp giữ được những thông tin quan trọng và thực hiện khôi phục khi cần thiết.
Phân loại Mail Server
Hiện nay, trên thị trường có 2 loại Mail Server được sử dụng phổ biến là Mail Server độc lập và Mail Server Microsoft – Google.
Mail Server Microsoft & Google là gì?
Microsoft và Google là hai ông lớn dẫn đầu thị trường Mail Server hiện nay. Các dịch vụ được cung cấp bởi Microsoft và Google luôn được người dùng tin tưởng bởi các quy định lớn cùng hệ thống bảo mật an toàn, cao cấp và chặt chẽ.
Tuy nhiên, Mail Server tại Microsoft và Google lại có giá thành khá cao. Điều này cũng dễ hiểu khi chất lượng dịch vụ mà hai ông lớn này mang lại luôn được người dùng đánh giá cao. Thông qua Mail Server Microsoft, Google, người dùng có thể dễ dàng quản lý dữ liệu và sử dụng các tiện ích tích hợp khác nhau để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.
Mail Server độc lập là gì?
Mail Server độc lập là tên gọi cho hệ thống Mail Server được cấu hình riêng cho các doanh nghiệp, tổ chức và nhà cung cấp dịch vụ Internet phải làm việc với lượng thư đến. Lúc này, họ cần có một dịch vụ linh hoạt và chắc chắn hơn so với những dịch vụ thư thông thường.
Mail Server độc lập giúp người dùng tăng hiệu suất và kiểm soát hoạt động của mình thông qua hàng loạt tính năng hữu ích như:
- Quản lý từ xa.
- Đồng bộ Outlook.
- Webmail và quản trị web nâng cao.
- Kết nối cơ sở dữ liệu dễ dàng
>>> Xem thêm: Client Server là gì? Tìm Hiểu Mô Hình Client – Server
Lý do bạn nên lựa chọn máy chủ thư?
Hiện nay, trạng thái thư rác hoặc trong email có chứa vi-rút, mã độc đã phát triển đáng báo động và trở thành một “mối đe dọa tấn công lớn” đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Lúc này, độ bảo mật và tính an toàn luôn là ưu tiên được đặt lên hàng đầu. Và đó cũng chính là lý do khiến Mail Server được sử dụng phổ biến và rộng rãi như hiện tại.
-
Email Server sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật
Dưới đây là một số điểm ưu việt – và cũng là lý do bạn nên chọn Mail Server:
- Hiện là chuyên nghiệp và đồng bộ hóa hình ảnh thương hiệu với email tên miền riêng.
- Tốc độ cao, độ bảo mật tốt và tích hợp với nhiều tiện ích hữu ích.
- Cho phép người dùng kiểm tra thư mọi lúc, mọi nơi, từ trong văn phòng, làm việc tại nhà cho đến các chuyến công tác xa, mọi người dùng đều có thể kiểm tra email một cách dễ dàng.
- Độ linh hoạt và khả năng tùy biến thông số, chức năng cho từng người dùng cao.
- Ngăn chặn thư rác, vi rút, phần mềm độc hại có hiệu quả.
- Cung cấp không gian lưu trữ riêng biệt, bảo vệ thông tin dữ liệu khỏi các đối tượng bên ngoài.
- Khả năng bảo mật cao nhờ vào giao thức SSL.
- Cannot for to blacklistvô trách nhiệm nhờ vào IP riêng.
- Hỗ trợ cài đặt Email Offline với tính năng Forwarder Email.
Các thuật ngữ sử dụng phổ biến trong Mail Server
Một số thuật ngữ đi kèm với Mail Server sẽ bao gồm:
| Thuật ngữ | Giải nghĩa |
| Máy chủ thư TLS | Transport Layer Security (TLS) được hiểu là bảo mật tầng truyền tải. TLS hoạt động trực tiếp với tầng bảo mật SSL. Mục đích chính của TLS là cung cấp cách thức chuyển đổi mã hóa vận chuyển khi đăng nhập và đã được SASL chứng thực. |
| Máy chủ thư SASL | Lớp xác thực và bảo mật đơn giản (SASL) là lớp bảo mật và xác thực cơ bản, thường được sử dụng để xác thực người dùng và cung cấp cách vận chuyển mã hóa xác thực. |
| WebMail | WebMail được hiểu là thư trên web. Một số Webmail quen thuộc mà bạn đã từng nghe qua có thể kể đến như: Hotmail, Yahoo hay Gmail. Webmail cho phép người dùng truy cập vào email bất cứ lúc nào họ muốn. |
| Hàng đợi SMTP-IN | SMTP có nhiệm vụ sao lưu thư điện tử được gửi bởi Mail Server của công ty tại SMTP-IN Queue, sau đó phân tán thư đến Local Queue hoặc Remote Queue. Nói cách khác, SMTP là kho lưu trữ thư trước khi gửi thư đi. |
| Hàng đợi cục bộ | Sau khi gửi thư, hệ thống sẽ tiến hành phân loại và xếp hạng thư theo thứ tự một cách tự động. Sau đó, thư sẽ được chuyển vào hộp thư người nhận. Như vậy, Local Queue chắc chắn nhận nhiệm vụ sắp xếp thư gửi đi theo thứ tự. Không chỉ thế, Hàng đợi từ xa và Hàng đợi cục bộ mà còn đảm bảo an toàn với chế độ quét vi-rút và kiểm tra thư rác trước khi gửi thư đến địa chỉ người dùng. Đây là phương pháp hữu hiệu giúp Mail Server của tổ chức, doanh nghiệp không bị cho vào danh sách IP spam trong Blacklist. |
| Hộp thư cục bộ | Hộp thư Cục bộ được hiểu là hộp thư của Tài khoản đã được sử dụng để đăng ký Máy chủ Thư cho tổ chức/doanh nghiệp. |
| Xác thực email | Xác thực Email là tính năng xác nhận danh tính người dùng khi truy cập vào hộp thư Mail. Thông qua đó, tính năng này giúp các tổ chức, doanh nghiệp bảo mật tối đa thông tin, dữ liệu thư điện tử của mình. Ngoài ra, đây còn là một dạng Email dự phòng để người dùng có thể lấy lại mật khẩu khi vô tình quên. |
| Bản ghi trao đổi thư | Mail Exchanger Record có nhiệm vụ chỉ đường cho Mail đến đúng Mail Server của người dùng. Tính năng này thường đi chung với một bản ghi để trỏ về IP chính xác của Máy chủ Thư. Ngoài ra, Mail Exchanger Record được hiểu là một số pref chỉ tăng mức độ ưu tiên của Mail Server, pref có giá trị ngày càng nhỏ thì mức độ ưu tiên sẽ càng cao. |
FAQs ( Câu Hỏi Thường Gặp)
Dịch vụ WebMail là gì?
Dịch vụ WebMail là một ứng dụng trực tuyến cho phép người dùng truy cập và quản lý email của họ thông qua trình duyệt web. Thay vì cài đặt một ứng dụng email trên máy tính cá nhân, người dùng có thể đăng nhập vào tài khoản email của họ từ bất kỳ máy tính hoặc thiết bị có kết nối internet nào và kiểm tra thư, gửi thư, và quản lý hộp thư của mình trực tiếp trên trình duyệt web. Một số ví dụ phổ biến về dịch vụ WebMail bao gồm Gmail, Hotmail, và Yahoo Mail.
Email Hosting khác gì so với Email Server?
Email Hosting là một dịch vụ thư điện tử trên nền tảng chia sẻ và dễ dàng triển khai, trong khi Email Server là một giải pháp tùy chỉnh và được quản lý riêng biệt cho các tổ chức có nhu cầu đặc biệt về bảo mật và kiểm soát.
Lời kết
Bên trên là những thông tin cơ bản về Mail Server mà bạn có thể tham khảo. Ngoài ra, đừng quên để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ với Lanit nếu muốn được hỗ trợ đăng ký sử dụng Mail Server, bạn nhé!
Comments are closed.