Email Hosting là gì? 5+ Lưu Ý Khi Sử Dụng Email Hosting

Email hosting sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao độ uy tín cho thương hiệu. Đồng thời, dịch vụ hosting này còn hạn chế tối đa các rủi ro bởi tính an toàn và độ bảo mật cao. Vậy, email hosting là gì? Hãy cùng Wiki.Lanit tìm hiểu về email hosting và cách sử dụng email hosting hiệu quả qua bài viết được chia sẻ dưới đây!

Email hosting là gì?

Email hosting là dịch vụ cung cấp hệ thống email tên miền riêng hoạt động trên một hệ thống máy chủ hosting riêng biệt. Với email hosting, thay vì sử dụng các dịch vụ email công cộng (Yahoo, Gmail…) bạn có thể sử dụng hệ thống email bằng tên miền của chính mình.

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều sử dụng hosting email bởi hệ thống này cho phép tùy chỉnh cấu hình, số lượng tài khoản dựa trên quy mô, nhu cầu riêng và luôn đảm bảo về tính an toàn với độ bảo mật cao nhất. Ngoài ra, loại hình hosting này còn mang lại hàng loạt lợi ích khác mà chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn ở phần tiếp theo của bài viết.

Mô hình hosting email thường được thiết kế để phục vụ cho các cá nhân, tổ chức có lưu lượng email lớn và yêu cầu sở hữu tên miền riêng để tăng độ nhận diện cũng như tạo điểm khác biệt trước các đối thủ cùng ngành. Địa chỉ email doanh nghiệp thường dùng sẽ có định dạng cơ bản như sau: [email protected]. Chẳng hạn như: [email protected], [email protected] hay [email protected].

Hiện nay, đa phần các công ty lưu trữ web đều cung cấp dịch vụ email hosting. Tuy nhiên, nhìn chung thì dịch vụ từ những công ty này thường chỉ có email POP3 và một số tính năng liên quan đến việc bảo vệ chống spam, virus…

>>> Xem thêm: NVME Hosting là gì? Lý Do Nên Sử Dụng NVME Hosting

Các ưu điểm trong việc sử dụng dịch vụ lưu trữ Email hosting free

Khi sử dụng email hosting free, doanh nghiệp bạn sẽ nhận được hàng loạt lợi ích sau:

Tăng độ nhận diện thương hiệu

Khi bạn sử dụng hosting email với tên miền đặc trưng của thương hiệu, khách hàng sẽ lập tức nhận ra bạn giữa hàng ngàn thương hiệu khác trên thị trường hiện nay. Điều này góp phần nâng cao độ nhận diện thương hiệu và tạo tiền đề phát triển trong tương lai.

Tạo sự chuyên nghiệp, uy tín

Khi giao tiếp với nhân viên, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan bằng email tên miền riêng, bạn sẽ tạo cho đối phương cảm giác uy tín, chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn rất nhiều.

Tránh trường hợp Email spam, thư rác

Hầu hết các email được gửi đi dưới dạng hosting email  sẽ không bị cho vào mục spam, thư rác của người dùng. Khi thư bạn đến được đúng hộp thư chính của người nhận, bạn đã bước đầu thành công trong việc truyền tải thông điệp, chiến dịch hay chương trình nổi bật của doanh nghiệp đến với khách hàng.

Độ bảo mật cao

Ưu điểm nổi bật làm nên thành công cho email hosting đến từ độ bảo mật cao. Các dữ liệu được gửi đến – gửi đi từ máy chủ sẽ được mã hóa từ khi người dùng đăng nhập vào hệ thống cho đến khi họ đăng xuất khỏi hệ thống. Điều này đảm bảo rằng mọi thông tin đều được bảo vệ một cách an toàn nhất có thể bởi hosting email.

Tối ưu hóa chi phí

Email hosting giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối ưu chi phí, thời gian và tài nguyên hơn so với việc mua cơ sở hạ tầng email và thuê thêm nhân sự để duy trì, vận hành hệ thống.

Tạo không gian lưu trữ lớn

Email hosting cung cấp không gian lưu trữ rộng lớn để giảm thiểu tình trạng bị giới hạn về nội dung email hay dung lượng tệp đính kèm khi gửi mail đi. Khi đó, bạn có thể thoải mái trau chuốt cho mail của mình mà không cần lo lắng về đề hết dung lượng.

Làm thế nào để đặt tên email theo tên miền hiệu quả?

Để đặt tên email theo tên miền hiệu quả, bạn cần quan tâm đến các vấn đề sau:

Tầm quan trọng của việc đặt tên email theo tên miền

Gmail.com cũng là một tên miền hợp lệ, nhưng so với email tên miền riêng, nó mang đến những phản hồi khác nhau.

Nếu bạn đang muốn xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp, gmail.com sẽ không đáp ứng được nhu cầu của bạn. Ngược lại, email theo tên miền riêng sẽ nâng cao độ uy tín, chuyên nghiệp cho thương hiệu. Khi đó, đối tác, khách hàng sẽ cảm thấy tin tưởng và sẵn sàng hợp tác cùng bạn nếu đó là một lời đề nghị đủ hấp dẫn.

Lưu ý những yếu tố đứng trước @

Ở trước @, bạn có thể sử dụng tên, họ hoặc một số từ khác liên quan đến chức vụ, phòng ban như “support”, “hr”, “ceo”, “phongkinhdoanh”… Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng bất kỳ cái tên nào, miễn là nó phù hợp.

Để an toàn hơn, bạn có thể đặt theo tên, họ hoặc kết hợp chúng lại với nhau. Cần lưu ý là bạn không nên sử dụng biệt hiệu (chẳng hạn như [email protected]) trong trường hợp này, bởi nó có thể khiến khách hàng khó chịu vì sự kém chuyên nghiệp. Ngoài ra, tên email cũng không nên quá dài sẽ khiến khách hàng khó nhớ chính xác được email của bạn.

Chú ý chữ hoa, chữ thường trong địa chỉ email

Ít ai biết rằng, địa chỉ email có sự phân biệt giữa chữ hoa với chữ thường. Thông thường, một địa chỉ email đều sẽ có 3 phần chính là: Hộp thư – phần đứng trước @, phần @ và phần tên miền – phần đứng sau @. Ví dụ: [email protected] có 3 phần là: Support (hộp thư), @ và wiki.lanit.vn (tên miền).

Trong đó, phần tên miền sẽ không phân biệt chữ hoa, chữ thường, nhưng phần hộp thư thì lại có. Tức là [email protected] khác với [email protected]. Vậy nên, để không xảy ra nhầm lẫn, bạn nên sử dụng ký tự viết thường cho email tên miền của mình.

Một số định dạng Email doanh nghiệp phổ biến

Dưới đây là một số định dạng email doanh nghiệp phổ biến:

Ví dụ: Người dùng là Nguyễn Liên, tên miền doanh nghiệp là wiki.lanit.vn:

• Chỉ có tên: [email protected]
• Họ tên viết tắt: [email protected]
• Họ tên: [email protected]
• Tên hộp thư chung hoặc theo phòng ban: [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]…

Các tiêu chí chọn Email Hosting Free phù hợp nhất

Như vậy, nội dung trên đã giúp bạn hiểu rõ email hosting là gì và tạo phần này, Wiki.lanit sẽ chia sẻ một số tiêu chí lựa chọn hosting email  sao cho phù hợp nhất:

• Khả năng lưu trữ: Khả năng lưu trữ cho phép người dùng kiểm tra và theo dõi các giao dịch, trao đổi của doanh nghiệp. Nhiều dịch vụ hiện nay cung cấp các bản sao lưu trữ với thời gian từ 5 – 10 năm.
• Nhiều hộp thư: Đây là một tiêu chí quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhu cầu tạo hộp thư nhanh chóng để hỗ trợ kịp thời cho các hoạt động của công ty. Ngoài ra, bạn cũng có thể quan tâm đến chức năng phân loại hộp thư để tạo sự thuận tiện trong quá trình sử dụng.
• Ưu đãi: Bạn có thể sử dụng dịch vụ web hosting cùng hosting email  hosting đồng thời từ một nhà cung cấp để tiết kiệm chi phí và hưởng các ưu đãi. Ngoài ra, điều này còn mang lại sự thuận tiện trong quá trình quản lý hệ thống tổng thể.
• Dung lượng hộp thư: Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu riêng về dung lượng hộp thư và dung lượng này sẽ được quyết định bởi số lượng email xử lý mỗi ngày của công ty.
• Khả năng mở rộng: Bạn nên ưu tiên lựa chọn các gói dịch vụ có khả năng nâng cấp, mở rộng để đáp ứng nhu cầu xử lý khi khối lượng công việc tăng lên.

Hướng dẫn cách sử dụng Email Hosting hiệu quả

Dưới đây là một số lưu ý cần biết để sử dụng email hosting hiệu quả:

Chọn nhà cung cấp uy tín

Đầu tiên, bạn cần phải lựa chọn được nhà cung cấp dịch vụ email hosting uy tín để tránh phát sinh các tình huống và rủi ro không đáng có. Hãy tham khảo và so sánh giữa các đơn vị cung cấp khác nhau trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Nhìn chung, một nhà cung cấp uy tín thường sở hữu các đặc điểm như:

• Hỗ trợ 24/7
• Giới hạn việc spam , blacklist IP.
• Tối ưu bảo mật.
• Giao diện quản lý trực quan, thân thiện, dễ sử dụng.
• Cung cấp cách thức truyền tải thông tin, dữ liệu nhanh chóng, chính xác.
• Email được gửi thông báo đến các hộp thư khác như Webmail, Google, Yahoo…

Tối ưu tên email

Tên email là điểm tiếp xúc đầu tiên giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vậy nên, để mang lại hiệu quả tốt nhất, bạn nên tối ưu tên email với các lưu ý sau:

• Tên email ngắn gọn, dễ nhớ, truyền tải được yếu tố thương hiệu.
• Nên ưu tiên đặt tên theo nhóm, phòng ban rõ ràng để không gây nhầm lẫn trong quá trình làm việc.
• Đảm bảo sự thống nhất giữa tên email với các phương tiện truyền thông khác như website, blog, mạng xã hội… Điều này giúp bạn xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín trong mắt khách hàng.
• Không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với các thương hiệu khác.
• Không đặt tên nhạy cảm, chứa từ ngữ gây hiểu lầm.

Chú trọng vào bảo mật

Yếu tố bảo mật đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc bảo vệ thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp cũng như các bên liên quan. Vậy nên, hãy lựa chọn dịch vụ đến từ đơn vị uy tín để đảm bảo tính bảo mật cho hệ thống.

Phổ biến các quy định

Doanh nghiệp nên phổ biến các quy định một cách rõ ràng, cụ thể đến với các cá nhân sử dụng tài khoản email, chẳng hạn như: không sử dụng email công ty cho việc riêng, các phòng ban sử dụng email riêng, vô hiệu hóa tài khoản của các nhân viên đã thôi việc…

Tận dụng các phần mềm free

Bạn có thể bắt đầu với các dịch vụ email hosting free đến từ Zoho, Hotmail, Yandex… để tiết kiệm tối đa chi phí ban đầu. Tuy nhiên, những gói này sẽ có nhiều điểm hạn chế nên tốt nhất là bạn hãy nâng cấp lên gói trả phí khi nhu cầu sử dụng gia tăng.

>>> Xem thêm : Reseller Hosting là gì? Có Nên Reseller Hosting Không?

Email Hosting, Domain Hosting và Web Hosting khác nhau như thế nào?

Email hosting, domain hosting và web hosting đều là những dịch vụ lưu trữ. Tuy nhiên, mỗi một nền tảng lại có những vai trò khác nhau như:

Web Hosting – Dịch vụ cung cấp lưu trữ cho website

Web hosting đảm bảo trang web của bạn luôn hoạt động một cách trơn tru, ổn định với tốc độ nhanh chóng và hạn chế sự cố lỗi server làm ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm khách hàng. Hiện nay, nhiều đơn vị đang cung cấp cả hai dịch vụ web hosting và email hosting, bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp và bày tỏ rằng mình muốn sử dụng cả hai để được hỗ trợ tốt nhất.

Domain Hosting – Dịch vụ lưu trữ tên miền

Nói một cách ngắn gọn thì bạn mua tên miền (link trang web) tại đâu thì nơi đó cũng đồng thời cung cấp dịch vụ domain hosting. Domain hosting có nhiệm vụ thiết lập trang web,giúp cho trang web hoạt động và lúc này, người dùng có thể tìm thấy được website thông qua địa chỉ IP hay tên miền trên internet.

Email hosting –  Dịch vụ cung cấp lưu trữ cho email.

Email hosting hỗ trợ doanh nghiệp trong việc giao tiếp và bảo mật các thông tin quan trọng. Trong đó, doanh nghiệp có thể sử dụng email tên miền riêng để tăng độ nhận diện thương hiệu và giúp cho thương hiệu trông uy tín, chuyên nghiệp hơn.

FAQS ( Câu Hỏi Thường Gặp)

SPAM Filters là gì?

SPAM Filters hay bộ lọc chống SPAM, là một tính năng giúp các doanh nghiệp tránh nhận những email SPAM phiền phức. Tuy nhiên, chức năng SPAM Filters hiện chỉ có sẵn trên các gói Email cao cấp.

Dung lượng tối đa cho file đính kèm trong email hosting là bao nhiêu?

Giới hạn dung lượng cho file đính kèm trong email hosting thường sẽ khác nhau tùy theo nhà cung cấp dịch vụ email hosting mà bạn sử dụng.

Nên chọn sử dụng email hosting hay email server?

Nếu bạn cần một giải pháp nhanh chóng và tiết kiệm, email hosting là lựa chọn tốt. Tuy nhiên, nếu bạn cần kiểm soát tối đa và có nhu cầu cao về bảo mật, thì sử dụng email server là tùy chọn phù hợp hơn.

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đã làm rõ email hosting là gì và cung cấp một số thông tin hữu ích về dịch vụ này. Có thể nói rằng, email hosting sẽ là công cụ hữu hiệu giúp các doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, uy tín, đồng thời hỗ trợ cho quá trình trao đổi thông tin được thuận tiện và an toàn hơn.