WHMCS là gì? Các Sử Dụng & Cấu Hình WHMCS “Chi Tiết”

WHMCS là phần mềm quản trị các dữ liệu về sản phẩm và khách hàng trên website. Phần mềm này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn mang đến nhiều tính năng đặc biệt để doanh nghiệp có thể nâng cao lợi thế cạnh tranh trước các đối thủ cùng ngành. Vậy, WHMCS là gì? Phần mềm này bao gồm những tính năng nào? Hãy cùng Wiki.Lanit tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Tổng quan về WHMCS

WHMCS là một trong những phần mềm được đa số các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Hosting, VPS, Domain, Mail Server thường xuyên sử dụng. Để hiểu nắm bắt được khái niệm WHMCS là gì, mời bạn theo dõi nội dung dưới đây.

WHMCS là gì?

WHMCS là một thuật ngữ viết tắt của cụm từ Web Hosting Management Complete Solution. Hiểu đơn giản, cụm từ này nói về một phần mềm được thiết lập các tính năng đặt biệt nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý dữ liệu khách hàng, sản phẩm và dịch vụ trên nền tảng website một cách hiệu quả.

Thông thường, WHMCS được doanh nghiệp sử dụng để cung cấp tài khoản hosting cho người dùng. Đồng thời, phần mềm này còn có khả năng tối ưu hóa quá trình xây dựng và quản lý dịch vụ web hosting. Hiện nay, WHMCS được đa số người dùng đánh giá là công cụ hữu hiệu hàng đầu giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Ý nghĩa tên gọi WHMCS

Như đã trình bày bên trên, WHMCS là thuật ngữ viết tắt của cụm từ “Web Hosting Manager Complete Solution”. Dịch theo Tiếng Việt đó là “Giải pháp quản lý web hosting toàn diện”.

Vốn dĩ, giải pháp này có tên gọi như vậy là do ban đầu WHMCS được thiết lập như một hệ thống quản lý. Tại đây, doanh nghiệp sử dụng WHMCS như một công cụ tự động để cung cấp các tài khoản web hosting cPanel thông qua Web Host Manager (WHM).

Tính năng của WHMCS là gì?

Có thể nói, WHMCS là phần mềm được trang bị đầy đủ các tính năng cơ bản để giúp doanh nghiệp có thể quản trị website một cách tốt nhất. Dưới đây là một số tính năng chính của WHMCS mà bạn có thể tham khảo.

Tính năng tự động hóa

Tính năng này sẽ mang lại cho người dùng một số lợi ích nổi bật như sau:

• Cung cấp tài khoản hosting cho người dùng một cách tự động.
• Tự động tạo hóa đơn và gửi chúng qua Email cho khách hàng.
• Tự động đăng ký tên miền của doanh nghiệp với nhà cung cấp.
• Hỗ trợ tác vụ nâng cấp và hạ cấp các dịch vụ khi người dùng yêu cầu.

Quản lý hosting và tên miền một cách chuyên nghiệp

WHMCS cung cấp một giao diện quản lý hosting và tên miền chuyên nghiệp thông qua các tính năng cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký các tên miền mới trực tiếp thông qua giao diện WHMCS và điều này giúp họ nhanh chóng sở hữu địa chỉ web phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.
• WHMCS hỗ trợ quá trình di chuyển tên miền từ một nhà cung cấp khác vào hệ thống của mình một cách thuận tiện và an toàn.
• WHMCS cho phép doanh nghiệp quản lý và tùy chỉnh cấu hình DNS một cách linh hoạt. Bởi lẽ, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh các thiết lập DNS cho tên miền trên phần mềm này.
• Phần mềm này cũng cho phép khách hàng thay đổi mật khẩu một cách tiện lợi và bảo mật. Đây là yếu tố giúp thông tin cá nhân và dữ liệu quan trọng được bảo vệ một cách tuyệt đối.
• Giao diện WHMCS được tích hợp các tính năng chuyên nghiệp như: quản lý cơ sở dữ liệu, dịch vụ mua hàng và phương thức thanh toán tiện lợi. Điều này giúp tối ưu trải nghiệm của khách hàng khi thăm quan trên website của doanh nghiệp.

Thanh toán dễ dàng

Thanh toán dễ dàng, tiện lợi là điểm nổi bật giúp phần mềm WHMCS được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Cụ thể, bạn có thể tùy chỉnh thời hạn và chu kỳ thanh toán linh hoạt (tháng, năm) khi sử dụng phần mềm này.

Thậm chí, WHMCS sẽ tự động gửi email thông báo đến khách hàng khi thời hạn dịch vụ sắp hết. Sau khi thanh toán thành công, hóa đơn sẽ được đánh dấu là đã thanh toán và khách hàng sẽ nhận được email tự động để xác nhận. Điều này giúp khách hàng ghi nhớ và tiến hành thanh toán một cách thuận tiện.

Ngoài ra, WHMCS còn được tích hợp tính năng như: cung cấp mã giảm giá, gửi báo giá tự động đến khách hàng… Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình thanh toán của khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Backup dữ liệu an toàn

Backup dữ liệu an toàn là một tính năng vô cùng quan trọng và được đánh giá cao trong các dịch vụ của nhà cung cấp. Với WHMCS, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tự động sao lưu dữ liệu từ website của khách hàng đã đăng ký dịch vụ. Điều này mang lại sự an toàn và bảo vệ tuyệt đối cho thông tin quan trọng của họ.

Ngoài việc sao lưu dữ liệu, WHMCS còn cung cấp khả năng bán các sản phẩm và dịch vụ trực tiếp trên phần mềm. Chính vì vậy, giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình kinh doanh. Đồng thời cho phép họ mở rộng danh mục sản phẩm, cung cấp các dịch vụ mới và tạo ra các ưu đãi đặc biệt cho khách hàng.

Cách sử dụng WHMCS

Dù được tính hợp nhiều tính năng nhưng WHMCS vẫn là một phần mềm được đánh giá có cánh sử dụng tương đối dễ dàng. Bạn có thể sử dụng phần mềm này thông qua các bước sau:

• Bước 1: Mua bản quyền WHMCS trên trang web. Bạn có thể lựa chọn gói dựa trên quy mô và mục đích sử dụng của website.
• Bước 2: Mua một máy chủ và cài đặt WHMCS theo hướng dẫn. Bởi lẽ, việc sử dụng máy chủ cPanel/WHM sẽ giúp quá trình cài đặt WHMCS của bạn trở nên dễ dàng hơn.
• Bước 3: Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt, bạn sẽ tiến hành thiết lập cấu hình phần mềm. Quá trình này bao gồm việc tạo sản phẩm, thiết lập bảng giá, và các tùy chỉnh khác.
• Bước 4: Người dùng tiến hành tích hợp WHMCS vào trang web của doanh nghiệp và bắt đầu sử dụng.

Cách cấu hình WHMCS

Việc thiết lập cấu hình WHMCS được đánh giá không quá phức tạp. Người dùng chỉ cần thao tác thông qua 3 bước đơn giản được gợi ý dưới đây.

Bước 1: Đăng nhập

Ở bước này, người dùng sẽ bắt đầu tiến hành đăng nhập vào trang quản trị của phần mềm WHMCS. Tuy nhiên, cần lưu ý truy cập với quyền Admin để đảm bảo các thao tác của bạn khi thực hiện không gặp vấn đề về phần quyền.

Bước 2: Cài đặt các yếu tố cơ bản bên ngoài

Thông thường, các bước cài đặt bên ngoài của phần mềm WHMCS bao gồm những yếu tố sau:

• Thiết lập Cổng thanh toán (Setup > Payment Gateways).
• Thêm máy chủ của người dùng vào phần mềm WHMCS (Setup > Products/Services > Servers).
• Thiết lập sản phẩm và dịch vụ mà bạn muốn cung cấp trên website (Setup > Products/Services > Products and Services).
• Nhập tài khoản của doanh nghiệp đăng ký tên miền (Setup > Products/Services > Domain Registrars).
• Thiết lập Giá mua tên miền của doanh nghiệp (Setup > Domain Pricing).
• Cài đặt các bộ phận hỗ trợ trên phần mềm (Setup > Support Departments).
• Cấu hình hệ thống Email để doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý các danh mục qua bộ phận hỗ trợ trên phần mềm WHMCS.

Bước 3: Thiết lập chung trong cài đặt tổng quan (General Settings)

Để thực hiện các thiết lập chung của WHMCS, người dùng hãy truy cập vào mục Setup. Sau đó, chọn General Settings và tiến hành thay đổi các danh mục dưới đây.

• General: Nơi thay đổi các nội dung cơ bản như tên công ty, tên miền và địa chỉ.
• Localisation: Danh mục tùy chỉnh cấu hình cho ngày, quốc gia và ngôn ngữ để phù hợp với vùng và ngôn ngữ sử dụng.
• Ordering: Cấu hình URL TOS (Terms of Service) để xác định trang cuối cùng mà người dùng sẽ được đưa đến sau khi đặt hàng.
• Domains: Cài đặt tùy chọn đăng ký tên miền và giá thành cho các tên miền phụ.
• Mail: Cấu hình phương thức gửi thư và chữ ký mặc định.
• Support: Có tính năng tùy chỉnh, trả lời các đơn đặt hàng hiển thị và các loại tệp đính kèm cho phép.
• Invoices: Cài đặt tất cả các chức năng liên quan đến hóa đơn và thanh toán.
• Credit: Cài đặt bật/tắt các tính năng tài trợ thanh toán thẻ tín dụng khách hàng và thiết lập các giới hạn thanh toán.
• Affiliates: Thiết lập chức năng cho hệ thống các đại lý phân phối, bao gồm mức yêu cầu thanh toán, các khoản đặt cọc, tỷ lệ phần trăm hoa hồng.
• Security: Giúp bạn tùy chỉnh các thiết lập bảo mật bao gồm mức độ bảo mật của mật khẩu và lưu trữ thông tin của thẻ tín dụng.
• Social: Cấu hình phần mềm WHMCS cho phép các tương tác qua mạng xã hội.

Giá tiền dịch vụ WHMCS

Nắm bắt được cách sử dụng và khái niệm về WHMCS là gì là chưa đủ. Để sử dụng được phần mềm này, bạn cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng về giá tiền dịch vụ của WHMCS hiện nay. Vậy, dịch vụ WHMCS có giá thành như thế nào?

Trên thực tế, hóa đơn của dịch vụ WHMCS được xác định dựa trên số lượng khách hàng và mục đích xây dựng thương hiệu trên website của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Giá dịch vụ ban đầu được tính theo đơn vị tiền tệ USD và là 18.95$/tháng cho 250 khách hàng.
• Nếu khách hàng muốn nhận dịch vụ quản lý với số lượng khách hàng không giới hạn, giá sẽ là 44.95$/tháng.

Một số câu hỏi thường gặp

Nhằm mang đến góc nhìn tổng quan cho người dùng khi tìm hiểu về WHMCS là gì, WiKi.Lanit sẽ giải đáp một số câu hỏi về phần mềm này thông qua nội dung sau:

Đối tượng nào nên sử dụng WHMCS

WHMCS là phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Hosting, Domain, VPS, Server,… Bởi, phần mềm này sở hữu nhiều tính năng đặc biệt giúp doanh nghiệp có thể tối ưu trải nghiệm của khách hàng trên nền tảng website.

Ngoài WHMCS  doanh nghiệp còn có những lựa chọn nào khác?

Ngoài WHMCS, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản trị website nổi tiếng hiện nay như: Clientexec và Blesta. Tuy nhiên, trước khi sử dụng bạn nên xem xét độ tương thích của website có phù hợp với phần mềm đó hay không.

Lời kết

Bên trên là những hướng dẫn giúp bạn nắm bắt được nắm bắt được cách sử dụng cũng như hiểu rõ về khái niệm phần mềm WHMCS là gì. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào về bài viết, hãy để lại bình luận bên dưới để nhận được sự hỗ trợ kịp thời của chúng tôi nhé!