Trong thế giới kinh doanh ngày nay, brief đã trở thành một yếu tố không thể thiếu trong việc thực hiện các chiến dịch quảng cáo, tiếp thị và truyền thông. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm này và cách thức tạo nên một brief hiệu quả để đạt được những mục tiêu kinh doanh đề ra. Trong bài viết này, Wiki.lanit sẽ cùng bạn khám phá Brief là gì và những nguyên tắc quan trọng và quy trình cần thiết để xây dựng một brief đầy đủ và hiệu quả nhất!
Brief là gì?
Brief là một thuật ngữ dùng để chỉ bản tóm tắt yêu cầu hoặc tài liệu ngắn gọn do khách hàng cung cấp cho Agency, nhằm thể hiện đầy đủ yêu cầu mà Client muốn Agency thể hiện trong chiến dịch marketing.
Đối với những người làm công việc liên quan đến marketing hoặc từng làm việc trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo,… thì brief là một thuật ngữ quen thuộc không thể không biết.
Vai trò của brief là gì?
Sau đây là một số lợi ích nổi bật của Brief trong Marketing
- Xác định mục tiêu chiến lược tiếp thị: Nhờ đó, nhà tiếp thị dễ dàng xác định mục tiêu chiến lược tiếp thị phù hợp, tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất.
- Thiết lập cột mốc và theo dõi tiến độ: Điều này giúp đo đếm và phân tích sự biến đổi và kết quả, giúp nhà tiếp thị điều chỉnh và tối ưu hóa chiến dịch một cách hiệu quả.
- Linh hoạt trong phân chia nhiệm vụ: Điều này giúp tối ưu hóa tài nguyên và đảm bảo rằng mọi người đều đóng góp vào mục tiêu chung.
- Trình bày chiến lược tiếp thị chuyên nghiệp: Điều này giúp tạo lòng tin và sự đồng thuận trong việc thực hiện các kế hoạch tiếp thị.
- Phân tích hiệu quả chiến lược tiếp thị: Nhờ đó, nhà tiếp thị có thể đưa ra những điều chỉnh và cải tiến để tăng cường hiệu quả chiến dịch.
- Nghiên cứu và phân tích đối tượng mục tiêu: Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược tiếp thị phù hợp.
Phân loại 2 loại brief thường gặp
Hiện nay, có hai loại brief được sử dụng trong lĩnh vực Marketing: Communication Brief & Creative Brief. Cùng tìm hiểu cụ thể dưới đây:
Communication brief là gì?
Đây là bản tóm tắt nội bộ do một nhân sự Account phụ trách viết riêng cho Creative Team trong Agency. Mục đích của Creative brief là để họ hiểu rõ các yêu cầu chính mà doanh nghiệp muốn truyền đạt qua chiến lược Marketing.
Nội dung bao gồm:
- Job description: Mô tả các hạng mục công việc cụ thể mà Creative Team cần thực hiện.
- Target Audience: Các thông tin cụ thể và chi tiết về đối tượng khách hàng mục tiêu cần hướng tới trong dự án (Bao gồm độ nhân khẩu học, tâm lý học, sở thích, thói quen tiếp cận thông tin, hành vi,…).
- SMP (Single-Minded Proposition): Điểm khác biệt của sản phẩm so với các sản phẩm khác trong cùng ngành hàng, có tác động lớn tới tâm trí khách hàng.
- Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau khi chiến dịch diễn ra (ví dụ: bàn tán về sản phẩm, mua hàng,…).
- Desired Brand Character: Mong muốn khách hàng cảm nhận gì về sản phẩm/dịch vụ.
- Budget: Ngân sách mà Client cung cấp để thực hiện chiến dịch.
Creative brief là gì?
Đây là bản tóm tắt được sử dụng trong việc trao đổi giữa Client và bộ phận Account của Agency để cả hai bên có cái nhìn sơ bộ về dự án.
Bản tóm tắt này trả lời ngắn gọn cho 5 câu hỏi cơ bản: Who? What? How? Where? Why? Nó cung cấp những thông tin cần thiết về dự án nằm trong các chiến lược marketing và dựa vào đó, Agency sẽ tiếp tục nghiên cứu sâu hơn để giải quyết bài toán của Client.
Communication Brief mẫu cần bao gồm các nội dung sau:
- Project: Mục đích mà Client muốn đạt được trong dự án triển khai chiến lược marketing.
- Client: Tên đơn vị thuê Agency (có thể là doanh nghiệp hoặc cá nhân).
- Brand: Tóm tắt thông tin về thương hiệu đang thực hiện trong chiến lược brand marketing.
- Project description: Mô tả chi tiết về các yêu cầu dự án cho Agency hiểu rõ.
- Brand background: Thông tin nền tảng về thương hiệu, bao gồm phân tích thị trường, tình hình thương hiệu, vấn đề thương hiệu đang gặp phải, đối thủ cạnh tranh, và các thông tin cơ bản về đối thủ.
- Objectives: Mục tiêu truyền thông hàng đầu cần thực hiện khi triển khai các chiến lược marketing.
- Target Audience: Nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu (Khách hàng tốt nhất) mà Client muốn tiếp cận trong chiến dịch này.
- Message: Thông điệp truyền thông chính của chiến dịch.
- Coverage: Địa bàn địa lý mà dự án chiến lược marketing này sẽ thực hiện.
- Budget: Ngân sách dành cho dự án (có thể là ngân sách cho từng hoạt động cụ thể hoặc ngân sách cho toàn bộ chiến dịch).
- Timing: Thời gian Agency và Client sẽ họp để trình bày ý tưởng lần đầu tiên.
7 Nguyên tắc quan trọng để tạo nên brief hấp dẫn là gì?
#1. 100% thông tin trong brief cần súc tích, dễ đọc, dễ hiểu
Một bản brief hoàn hảo cần ngắn gọn, dễ hiểu nhưng phải truyền đạt đầy đủ thông tin, yêu cầu tưởng tượng, sáng tạo và sắp xếp khoa học.
- Để đạt được điều đó, bạn cần phải cung cấp câu trả lời cụ thể cho 3 câu hỏi sau:
- Vấn đề cấp thiết cần giải quyết trong dự án là gì?
- Đối tượng khách hàng mục tiêu (Khách hàng tốt nhất) cần tiếp cận và thay đổi nhận thức là ai?
- Giải pháp cốt lõi để giải quyết vấn đề là gì?
#2. Mục tiêu cần logic, thực tế nhưng phải hấp dẫn
Sau khi đã thu thập các thông tin quan trọng, bạn cần tiến hành phân tích và lý giải mục tiêu của chiến dịch trước khi bắt tay vào thực hiện dự án. Để làm rõ mục tiêu, bạn có thể tìm câu trả lời bằng cách đưa ra những câu hỏi sau:
- Lý do cần triển khai dự án này là gì?
- Kỳ vọng và mong muốn sau dự án là gì?
- Các tiêu chí, các chỉ số nào quan trọng trong dự án?
- Có vấn đề cụ thể nào chúng ta đang cố gắng giải quyết không?
- Chúng ta sẽ đo lường sự thành công của dự án bằng cách nào?
#3. Cần liệt kê chi tiết và chính xác những bên liên quan
Brief cần rõ ràng thể hiện các bên liên quan, bao gồm cả Agency và Client.
- Về phía Agency: Bản brief cần cung cấp đầy đủ thông tin về bộ phận tham gia liên quan, bao gồm người chịu trách nhiệm về nội dung, hình ảnh, truyền thông,… Đồng thời, phải xác định ai là người chịu trách nhiệm điều hành dự án và ai là người liên lạc chính trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Về phía Client: Bản brief cần xác định người chủ trì dự án chiến dịch marketing này và ai là người có trách nhiệm giải quyết những vấn đề phát sinh.
#4.Thể hiện rõ ràng các thông tin về tình trạng hiện tại của sản phẩm
Để xây dựng một chiến lược marketing hiệu quả, bạn cần phải có hiểu biết sâu về sản phẩm/dịch vụ của mình và các vấn đề liên quan như loại sản phẩm, phản hồi của khách hàng, và thông tin truyền thông hiện tại.
#5. Phân tích đối thủ cạnh tranh là phần quan trọng, thể hiện được điểm độc đáo của dự án
Thông thường, các Client thường tập trung nói về sản phẩm, dịch vụ của họ và mục tiêu to lớn trong dự án marketing, nhưng thường bỏ qua việc đề cập đến đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc hiểu rõ đối thủ, bối cảnh cạnh tranh và những xu hướng thị trường có thể giúp tìm ra những điểm mạnh và khác biệt của sản phẩm, từ đó giành được thị trường.
#6. Deadline được giao phải cụ thể và hoàn toàn hợp lý
Trong một bản brief, việc trình bày rõ ràng mốc thời gian là cực kỳ quan trọng và được coi như “xương sống” của dự án. Mốc thời gian phải được đặt cụ thể và chi tiết, bao gồm thời gian báo cáo từng hạng mục trong dự án, thời gian họp để trao đổi ý tưởng ban đầu,…
#7.Cần phải có ngân sách đầy đủ, toàn diện, phù hợp với nhu cầu khách hàng
Các dự án, dù là chiến dịch có quy mô nhỏ hay lớn, hướng tới tập Mass hay nhóm khách hàng cụ thể thì đều cần có một khoản ngân sách nhất định để thực hiện. Do đó, phần dự trù ngân sách chính là một phần không thể thiếu trong bản brief.
Trong bản brief hãy xác định và dự trù ngân sách một cách cụ thể, chi tiết cho dự án và trao đổi thật kỹ lưỡng với bên đối tác của bạn. Hãy thẳng thắn thảo luận nếu kỳ vọng của Client không xứng với ngân sách đã bỏ ra và tìm ra câu trả lời tốt nhất, ổn thỏa nhất, làm hài lòng cả 2 bên trước khi bắt đầu.
Quy trình để làm việc với brief của Client – Agency
Quy trình 6 bước chi tiết để làm việc với brief của Client – Agency. Vậy quy trình để làm việc với Brief là gì? Cùng tìm hiểu trong 6 bước dưới đây:
Bước 1: Brief đầy đủ
Sau khi đã hiểu rõ về khái niệm “Brief,” bước đầu tiên của Client là cung cấp một bản brief đầy đủ và chi tiết cho các Agency, bao gồm những nội dung sau:
- Bức tranh bối cảnh hiện tại của riêng doanh nghiệp và tổng quan thị trường, các đối thủ.
- Đối tượng khách hàng mục tiêu (Khách hàng tốt nhất) mà doanh nghiệp muốn chinh phục.
- Thông tin cụ thể, chi tiết và các hình ảnh mô tả đúng và nổi bật điểm mạnh của sản phẩm và dịch vụ.
- Thông điệp và các slogan cần truyền tải về sản phẩm và dịch vụ nhằm lan tỏa thương hiệu.
- Mục tiêu của dự án.
- Các vấn đề mà doanh nghiệp đang đối mặt và đối thủ cạnh tranh của họ.
- Thông tin về ngân sách của dự án và các hoạt động phụ trợ khác.
Bước 2: Pitching đề án
Sau khi tiếp nhận Brief từ Client, các Agency sẽ tham gia vào quá trình Pitching. Account và Planner sẽ tạo ra một Proposal và thuyết trình, đó là một bản kế hoạch tổng quan cho chiến dịch. Dựa vào Proposal và thuyết trình, Client sẽ lựa chọn Agency phù hợp để thực hiện chiến dịch Marketing cho họ.
Bước 3: Planning lên kế hoạch toàn diện
Từ Brief, Agency sẽ bắt đầu tiến hành Plaining kế hoạch với những yếu tố quan trọng cần đảm bảo như sau:
- Ý tưởng chủ đạo và ngân sách: Đảm bảo sự phù hợp giữa ý tưởng lớn và ngân sách để tăng cơ hội thành công khi thực hiện.
- Kế hoạch thực thi chi tiết: Phân chia theo từng bộ phận, nhiệm vụ và có thể theo giai đoạn ngắn hoặc dài hơn (tuần, tháng,…) nhằm đảm bảo tuyệt đối về quá trình thực hiện được hiệu quả.
Bước 4: Production tiến hành sản xuất theo plan đề ra
Sau khi nhận được Brief chi tiết và đã được phê duyệt, Agency sẽ tiến hành triển khai theo kế hoạch. Việc xây dựng nội dung, thiết kế banner, chỉnh sửa hình ảnh, tạo video,… sẽ được hoàn thiện để phù hợp với các kênh thông tin đã được đề ra trong kế hoạch ban đầu.
Bước 5: Advertising chạy quảng cáo
Triển khai các hoạt động Paid Media theo kế hoạch nhằm mở rộng phạm vi tiếp cận đối tượng khách hàng mục tiêu và đảm bảo quảng cáo đạt hiệu quả cao nhất.
Bước 6: Report & Payment nghiệm thu báo cáo và thanh toán tiền
Báo cáo sẽ đo lường hiệu quả của chiến dịch và theo dõi tình hình để đánh giá và phân tích kết quả của dự án. Nhờ đó, sẽ có cơ hội cải thiện và đưa ra các đề án và chiến dịch quảng cáo tốt hơn để tăng hiệu quả.
Thanh toán là giai đoạn cuối cùng trước khi kết thúc quảng cáo. Cả hai bên sẽ thực hiện thanh toán các khoản đã được thực hiện trong những hợp đồng ký kết trước đó. Thông thường, bên Client sẽ nghiệm thu về Performance (Kết quả mà Agency đạt được). Nếu đạt đúng yêu cầu ban đầu đề ra thì sẽ tiến hành thủ tục thanh toán chi phí.
Một số mẫu brief điển hình, chuẩn chỉnh bạn có thể tham khảo
Tham khảo những mẫu brief điển hình dưới đây:
Mẫu về Creative Brief chất lượng
Mẫu về Communication Brief siêu chi tiết, cụ thể
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm “Brief là gì?”, cùng với 7 nguyên tắc và quy trình tạo nên một brief hiệu quả. Hãy áp dụng những kiến thức này vào công việc và hướng tới những chiến lược tiếp thị đạt hiệu quả cao, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ và đạt được những mục tiêu kinh doanh đề ra.
Comments are closed.