Ngày nay, nhiều website sử dụng Webmail để gửi và nhận mail với khách hàng, đối tác. Hiểu rõ Webmail là gì sẽ giúp doanh nghiệp ứng dụng sản phẩm công nghệ này một cách tốt hơn. Từ đó gia tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Vậy, Webmail là gì và sở hữu ưu, nhược điểm như thế nào? Làm sao để sử dụng Webmail cho việc gửi, nhận thư điện tử? Để giải đáp những thắc mắc trên, cùng Wiki.Lanit tìm hiểu ngay nhé!
Webmail là gì?
Webmail là gì? Đây được hiểu là nền tảng ứng dụng cho phép gửi, nhận email trực tuyến thông qua website. Webmail cho phép người quản trị truy cập vào máy chủ email để đọc, gửi và nhận email. Webmail có thể tương thích với nhiều thiết bị cũng như các hệ điều hành hiện có.
Webmail đảm nhận những chức năng gì?
Người dùng thường quen với các nền tảng gửi và nhận mail như: Yahoo, Outlook hơn. Tuy không phổ biến bằng nhưng Webmail lại được sử dụng cho hầu hết các website và doanh nghiệp lớn bởi có nhiều tính năng vượt trội. Vậy, những chức năng chính của Webmail là gì? Nhìn chung, Webmail cũng chứa đầy đủ các tính năng như soạn thư, gửi thư, nhận thư, thư nháp, mail spam,…
- Tính năng soạn email: Người dùng có thể soạn email ngay trên Webmail. Tính năng soạn email bao gồm cả đính kèm hình ảnh hay tệp, soạn nội dung và có phần thêm tiêu đề.
- Hộp thư đến: Là nơi nhận mail mà khách hàng, đối tác gửi đến.
- Hộp thư đi: Là nơi chứa các mail đã được gửi đi. Hộp thư đi lưu trữ lại danh sách các mail gửi đi để có cơ sở đối chiếu nếu cần.
- Thư nháp: Vì một vài lý do mà thư đã được soạn nhưng chưa gửi đi. Khi đó, những mail này được chuyển vào hộp thư nháp. Khi cần gửi, người dùng không cần nhập lại thư mà chỉ cần chỉnh sửa tiếp rồi gửi đi.
- Hộp thư spam: Nếu các mail gửi đến được đánh giá là không an toàn thì sẽ được chuyển vào hộp thư spam. Tuy nhiên, một số thư quan trọng cũng có thể chuyển nhầm vào spam. Vì thế, bạn cần kiểm tra hộp thư spam thường xuyên để tránh bỏ lỡ mail quan trọng
Webmail còn cung cấp thêm nhiều tính năng nâng cao khác như: khả năng tạo chữ ký riêng, thay đổi font chữ cũng như thay đổi giao diện quản lý.
Ưu và nhược điểm của Webmail là gì?
Webmail mang tới nhiều ưu điểm cho người sử dụng nhưng vẫn còn tồn tại những nhược điểm. Vậy, ưu điểm và nhược điểm của Webmail là gì?
Ưu điểm của Webmail là gì?
- Webmail có giao diện trực quan, thân thiện với người dùng và tương thích với mọi thiết bị. Webmail có tính năng cũng tương tự như các ứng dụng mail khác nên người dùng không cần tốn nhiều thời gian để làm quen với ứng dụng.
- Webmail cho phép người dùng sao lưu dữ liệu và lưu trữ lại các mail quan trọng. Vì thế đảm bảo an toàn dữ liệu và không làm mất những thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
- Webmail tương thích với nhiều thiết bị, kể cả điện thoại, máy tính hay Ipad. Người dùng chỉ cần có kết nối internet là đã có thể truy cập Webmail ở bất cứ nơi đâu.
- Nếu số lượng mail gửi đến quá nhiều và bạn muốn tìm kiếm mail cũ thì tính năng tìm kiếm sẽ giúp bạn làm điều này. Chỉ cần nhập tên mail và đợi kết quả tìm kiếm hiện ra trong vài giây.
- Dung lượng lưu trữ của Webmail khá lớn. Vì thế, người dùng có thể lưu trữ lượng lớn mail mà không lo hết dung lượng.
- Webmail là ứng dụng hoàn toàn miễn phí nhưng mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Đây cũng là ưu điểm được nhiều người đánh giá cao.
>>> Xem thêm: Email Hosting là gì? 5+ Lưu Ý Khi Sử Dụng Email Hosting
Nhược điểm của Webmail là gì?
- Tuy có khả năng bảo mật và sao lưu dữ liệu nhưng Webmail vẫn có thể gặp phải trục trặc. Từ đó khiến cho những dữ liệu quan trọng của Webmail bị mất đi.
- Webmail là ứng dụng được xây dựng trên nền tảng website. Vì thế, trong quá trình sử dụng Webmail thì những đoạn quảng cáo sẽ xuất hiện làm gián đoạn công việc.
- Thư Spam có quá nhiều khiến Webmail bị chậm hoặc lag. Tuy nhiên, spam cũng có thể chứa những mail quan trọng bị gửi nhầm. Do đó, người dùng tốn khá nhiều thời gian để check mail spam.
- Địa chỉ Webmail chưa được chuyên nghiệp và thiếu tính thương hiệu. Tuy nhiên, doanh nghiệp lại rất cần tính thương hiệu trong địa chỉ mail. Đây cũng là hạn chế mà Webmail cần khắc phục trong tương lai.
- Để sử dụng Webmail cần phải có kết nối internet, Webmail không hoạt động ngoại tuyến. Vì thế, nếu gặp trục trặc về mạng thì không thể xem thư mới kịp thời được.
Hướng dẫn sử dụng Webmail đơn giản
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng Webmail để gửi và nhận thư điện tử cực đơn giản.
Webmail dùng để gửi mail
Trước khi gửi mail, bạn phải tiến hành đăng nhập vào hệ thống Webmail. Bạn truy cập vào ứng dụng Webmail theo liên kết sau “yourdomain.com/webmail.”. Tiếp theo, bạn dùng tài khoản và mật khẩu được cung cấp bởi đơn vị đang cho thuê Hosting để đăng nhập vào hệ thống Webmail.
Sau khi đã đăng nhập thành công, giao diện ứng dụng Webmail đã hiện ra. Lúc này, bạn bấm vào “Compose” để bắt đầu soạn thư. Sau khi soạn mail đầy đủ nội dung, tiêu đề, người nhận và tệp đính kèm, bạn bắt đầu gửi thư. Nhìn chung, giao diện gửi mail cũng tương tự như các ứng dụng, nền tảng thông dụng khác.
Nếu chỉ soạn thư mà chưa cần gửi ngay, bạn hãy bấm “Lưu” để lưu lại bản nháp. Khi muốn gửi, bạn vào mục thư nháp tìm kiếm mail và gửi lại.
>>> Xem thêm: Zimbra Mail là gì? Cách cài đặt Zimbra Mail nhanh chóng
Webmail dùng để nhận mail
Webmail không chỉ dùng để gửi thư mà còn là nơi nhận mail đến từ khách hàng, đối tác. Vì thế, tính năng nhận mail của ứng dụng Webmail rất quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Để nhận mail thông qua Webmail, bạn chỉ cần cung cấp địa chỉ Webmail cho những người liên quan. Khi cần trao đổi thông tin, họ sẽ gửi thư điện tử thông qua địa chỉ được cung cấp. Các doanh nghiệp thường đặt địa chỉ Webmail ngay trên phần giới thiệu để nhiều khách hàng, đối tác biết đến.
Có nên sử dụng Webmail cho doanh nghiệp lớn?
Như đã trình bày ở trên, Webmail mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng Webmail để trao đổi, giao tiếp trực tuyến với khách hàng và đối tác. Nhờ Webmail, doanh nghiệp không bỏ lỡ những thông tin quan trọng và tăng khả năng hợp tác với đối tác, khách hàng. Tuy nhiên, Webmail có phù hợp để sử dụng cho doanh nghiệp lớn hay không?
Nhìn chung, Webmail chỉ thích hợp để ứng dụng cho các doanh nghiệp nhỏ. Đây là các doanh nghiệp có số lượng mail không quá nhiều và không cần lưu trữ, xử lý quá nhiều dữ liệu. Với doanh nghiệp lớn, số lượng mail gửi tới quá nhiều nên đôi khi hệ thống Webmail sẽ bị quá tải và trục trặc. Từ đó gây nên những tác hại lớn đối với doanh nghiệp. Do đó, Webmail không được khuyến khích dùng cho các doanh nghiệp, công ty quy mô lớn.
Một số câu hỏi liên quan tới Webmail
Những dịch vụ Webmail thường gặp nhất hiện nay là gì?
Các dịch vụ Webmail thường gặp nhất là: Gmail (dịch vụ Webmail được cấp bởi Google), Aol Mail (được cung cấp bởi Aol), Zoho Mail (được cấp bởi Zoho, có khả năng lưu trữ lớn và bảo mật tuyệt đối).
Nên sử dụng Webmail trong trường hợp nào?
Webmail có nhiều ưu điểm nhưng không thể lưu trữ hay xử lý quá nhiều thư điện tử. Vì thế, Webmail chỉ được ứng dụng cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Doanh nghiệp lớn nên quan tâm tới dịch vụ mail có nhiều tính năng hơn, khả năng lưu trữ tốt hơn.
Lời kết
Tuy có nhiều ưu điểm nhưng không thể phủ nhận vai trò, lợi ích của Webmail đối với doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu rõ Webmail là gì cũng như cách sử dụng Webmail để gửi và nhận thư điện tử. Từ đó, doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả Webmail để hỗ trợ kinh doanh tốt hơn.
Comments are closed.